Những khó khăn khi quản lý trung tâm ngoại ngữ, tiếng anh

Quản lý khách hàng khó khăn

Hầu hết các trung tâm ngoại ngữ đều có số lượng khách hàng rất đông với đa dạng nhóm khách hàng bao gồm khách hàng đang quan tâm đến chương trình học, khách hàng dự định tham gia, khách hàng chưa có nhu cầu học, khách hàng là học viên của trung tâm,…Vì vậy nếu các nhân viên của trung tâm không biết cách quản lý khách hàng khoa học thì sẽ dễ lưu trữ sai thông tin, tương tác với khách hàng không phù hợp, dễ gây nhầm lẫn và mất uy tín cho trung tâm.

Quản lý lớp học phức tạp

Kỹ năng quản lý lớp học rất phức tạp, đòi hỏi người quản lý phải nắm được các thông tin chương trình của lớp học, số lượng học viên, và sắp xếp thời khóa biểu, xếp lịch học cho học viên cũng như là lịch dạy cho giáo viên một cách phù hợp.

Quản lý học phí rườm rà, khó tính

Ở các trung tâm anh ngữ hay các trung tâm giáo dục thì đều có những chương trình, khoá học khác nhau, và các trình độ khác nhau, nên học phí cũng sẽ rất đa dạng. Ngoài ra thỉnh thoảng trung tâm còn có các chương trình giảm giá học phí hoặc điều kiện để giảm học phí áp dụng khác nhau. Do đó, các công việc quản lý học phí và tính học phí cho học viên sẽ khó khăn hơn, dễ tính nhầm, tính thiếu, hoặc quên áp dụng các chương trình giảm giá.

Quản lý tương tác giữa phụ huynh và trung tâm tiếng anh kém

Hầu hết các trung tâm phải thường xuyên cập nhật thông tin, thông báo tình hình học tập của học viên đến phụ huynh. Tuy nhiên nếu chỉ dùng phương pháp nhắn tin trên điện thoại thì sẽ mất thời gian và xảy ra thiếu sót trong khi gửi. Hơn nữa tin nhắn SMS lại tốn chi phí cho mỗi tin và phụ thuộc vào độ dài tin ngắn, đây cũng là một khó khăn không nhỏ với các đơn vị giáo dục.

Quản lý giáo viên và nhân viên không hiệu quả

Bên cạnh việc quản lý giáo viên, chi trả lương cho giáo viên, các trung tâm còn phải quản lý đồng thời các nhân viên và tính phí hoa hồng, đặc biệt là bộ phận sales. Các trung tâm phải có phương pháp quản lý hiệu quả, khoa học thì mới không ảnh hưởng đến quyền và lợi ích của giáo viên, nhân viên. Khi số lượng giáo viên và nhân viên càng đông thì việc quản lý nhân sự như vậy sẽ trở nên khó khăn hơn.

=> Nhìn chung nếu không sử dụng, triển khai phần mềm trung tâm ngoại ngữ thì các đơn vị giáo dục thường gặp phải nhiều khó khăn trong công tác quản lý và đào tạo, khó có thể nâng cao được chất lượng giảng dạy, xây dựng thương hiệu.

Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ có chức năng gì?

Hỗ trợ công tác quản lý học viên: Bao gồm tra cứu thông tin lý lịch học viên, số lượng học viên bảo lưu, thực hiện thông báo nhắc nhở học viên, tất cả đều được thực hiện thông qua hệ thống quản lý học sinh được cài đặt sẵn.

Quản lý quá trình học tập của học viên: Theo dõi quá trình học tập của học viên, số giờ học viên lên lớp, thành tích, đánh giá tích cực dành cho học viên, khen thưởng, kỷ luật.

Quản lý hồ sơ giáo viên: Hỗ trợ lưu trữ hồ sơ, bằng cấp của giáo viên, lớp học đang phụ trách, chương trình học, kế hoạch giảng dạy, số giờ lên lớp, quản lý khen thưởng hoặc kỷ luật đối với giáo viên.  

Quản lý lớp học: Thực hiện kế hoạch xếp lớp theo trình độ phù hợp, sắp xếp thời khóa biểu, triển khai các thông báo liên quan, đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất của lớp học, cập nhật thông tin sỉ số lớp, số học viên chuyển lớp, nhắc nhở học viên mới vào, số học viên bảo lưu,… Hệ thống hỗ trợ quản lý lớp học chặt chẽ và hiệu quả hơn.

Quản lý kế hoạch đào tạo: Cập nhật chương trình đào tạo, các kế hoạch cần triển khai trong chương trình, theo dõi lộ trình học tập của từng môn. 

Quản lý tài chính: Kết xuất bảng tính lương cho giảng viên, nhân viên. Tự động tính thuế TNCN, phí bảo hiểm xã hội, cộng các phụ cấp khác, hoa hồng khác. Theo dõi bảng lương, điều chỉnh tăng giảm nhân sự khi phát sinh.

Hỗ trợ rèn luyện kỹ năng giao tiếp: Phần mềm không chỉ hỗ trợ trong công tác quản lý mà còn hỗ trợ học tập, rèn luyện kỹ năng cho học viên, hệ thống giống như một phần mềm quản lý trung tâm dạy tiếng Anh giao tiếp.

…. Và còn rất nhiều các tính năng đặc biệt khác tùy thuộc các hệ thống phần mềm quản lý trung tậm chuyên nghiệp của đơn vị cung cấp cũng như mô hình của trung tâm đó mong muốn về tính năng quản lý, nhằm thuận tiện trong triển khai hệ thống,…

Top 7 phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ – tiếng anh tốt nhất hiện nay

1. Phần mềm quản lý trung tâm PSE 4.0

PSE 4.0 là một trong những phần mềm quản lý giáo dục trên nền tảng App mobile và web app liên kết trực tiếp với website giới thiệu được nhiều doanh nghiệp, trung tâm ngoại ngữ tin tưởng. Điển hình chính là Popodoo, một trong những hệ thống học Anh ngữ hàng đầu Việt Nam với gần 80 chi nhánh trên cả nước.

Sự tiện lợi của PSE 4.0 là không tưởng, tôi biết bạn đang rất muốn tìm cho mình 1 hệ thống phù hợp nhất và điều đó là không hề dễ dàng vì mỗi hệ thống có 1 điểm mạnh riêng. Nhưng để không tránh lãng phí thời gian của bạn, bạn có thể tham khảo chi tiết ngay hệ thống đa năng này tại đây

Để đáp ứng các nhu cầu quản lý hiệu quả của các trung tâm ngoại ngữ cũng như các mô hình giáo dục, PSE 4.0 với nhiều năm nghiên cứu, phát triển và cung cấp cho nhiều trung tâm giáo dục, giờ đây nền tảng của họ đã có khả năng mở rộng không giới hạn theo yêu cầu của các trung tâm.

Đặc biệt hệ sinh thái quản lý giáo dục của DPSOFT liên kết và vận hành trên toàn bộ các nền tảng website – ứng dụng – webapp – phần mềm. Đây còn là sự đổi mới trong tư duy quản lý và giảng dạy thời đại 4.0 với nền tảng liên kết giữa quản lý học trực tuyến và học Offline – không chỉ giành riêng cho cá nhân bán khóa học mà còn liên kết cho các trung tâm muốn sử dụng phần mềm quản lý trung tâm đào tạo từ xa.

Hệ thống quản lý trung tâm ngoại ngữ PSE 4.0 cung cấp sản phẩm phần mềm dành riêng cho các trung tâm với những tính năng nổi bật như quản lý học viên, quản lý nhân sự, quản lý giáo viên, quản lý tuyển sinh, hệ thống tổ chức thi online, quản lý học phí, tiền lương,…được xây dựng và thiết kế bằng các công nghệ mới nhất, mang lại một hệ thống làm việc chất lượng và chuyên nghiệp nhất cho người dùng. 

PSE 4.0 giải quyết được hầu như toàn bộ các nghiệp vụ của các dạng trung tâm:

• Ngoại ngữ: tiếng Anh, Trung, Nhật, Hàn,…
• Kỹ năng – năng khiếu: các bộ môn năng khiếu ca nhạc, đàn hát, kỹ năng mềm,…
• Giáo dục đào tạo: chuyên cho cả nhà trường, các trung tâm gia sư,…
• Các trường dạy nghề, trường thi bằng lái xe máy, xe ô tô, và thi các dạng bằng khác

Các cấu hình chính để giải quyết các dạng nghiệp vụ:

• Công cụ hỗ trợ giáo dục: phân bổ lịch học, lịch thi cử, các sắp xếp đào tạo khác
• Quản lý giảng viên
• Quản lý học viên
• Quản lý sổ sách, giấy tờ
• Quản lý tài chính, thu chi
• Quản lý nhân sự, tiền lương, hoa hồng, HRM
• Quản lý tổng thể, nhiều trung tâm 1 lúc
• Quản lý giảng dạy trực tuyến (dạy học ngoại ngữ 1-1, dạy theo nhóm, dạy học các dạng thức khác, bán Video khóa học, bán Product digital khác…)
• ….

Thông tin tham khảo thêm:

2. Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ FACEWORKS

Faceworks là giải pháp quản lý trung tâm tiếng Anh toàn diện, một dòng sản phẩm nổi bật của TiT. Nhằm cải thiện chất lượng quản lý và hỗ trợ học viên của trung tâm, phần mềm mang đến đa dạng các tính năng bao gồm quản lý học viên, sắp xếp lịch học, lớp học,  thời khóa biểu, kế hoạch giảng dạy,…với những công cụ được hướng dẫn thao tác đơn giản, tiết kiệm thời gian, và xử lý hiệu quả công việc. Faceworks hoàn toàn là một công cụ quản lý trung tâm ngoại ngữ chuyên nghiệp và đáng tin cậy

3. Phần mềm quản lý trung tâm Anh văn EASY EDU 

Easy Edu là một trong những nền tảng phát triển và quản lý toàn diện dành cho trung tâm ngoại ngữ, doanh nghiệp giáo dục đào tạo ở Việt Nam. Phần mềm trung tâm tiếng anh Easy Edu hỗ trợ các trung tâm theo dõi quá trình quản lý và thực hiện toàn bộ công việc dễ dàng, chính xác và đặc biệt là hoàn toàn tự động. Ngoài ra phần mềm Easy Edu nổi bật khi kết hợp cả công cụ CRM, marketing nhằm hỗ trợ tăng doanh thu và số lượng học viên cho các trung tâm.

4. Phần mềm quản lý trung tâm tiếng anh ILeader

Không chỉ cung cấp phần mềm dữ liệu, Ileader còn mang đến một hệ thống quản lý trung tâm chuyên nghiệp, phù hợp với tất cả mô hình giáo dục, đặc biệt có thể sử dụng như một phần mềm quản lý trung tâm đào tạo. Người dùng sẽ dễ dàng thao tác với phần mềm nhờ hệ thống kiến trúc phân tầng đơn giản, bao gồm module đăng ký, module học viên, module quản lý lớp, module báo cáo,…kết hợp với sử dụng các công nghệ tiên tiến như Aspx, HTML5 tối ưu cảm ứng đa điểm. Với kinh nghiệm tạo ra các sản phẩm đắc lực cho các trung tâm nhiều năm cùng với hơn 200 dự án lớn nhỏ, và sở hữu một đội ngũ nhân viên xuất sắc, Ileader ngày càng được nhiều người dùng tin tưởng và lựa chọn. 

5. Hệ thống quản lý dành cho trung tâm tiếng Nhật Eduspace

Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ giúp vận hành trung tâm giáo dục hiệu quả hơn, thì Eduspace chính là một lựa chọn tuyệt vời. Có rất nhiều lý do mà bạn nên sử dụng phần mềm quản lý đào tạo của Eduspace: Đội ngũ tư vấn 24/7, hệ thống bảo mật an toàn, dễ dàng sử dụng và miễn phí, đa dạng chức năng,…Tính đến nay Eduspace đã trở thành giải pháp tuyệt vời cho hơn 50 trung tâm tiếng Anh, 30 trung tâm luyện thi, và 20 trung tâm kỹ năng sống. 

6. Nền tảng quản lý trung tâm tiếng anh CRMViet

CRMViet là phần mềm quản lý trung tâm được xây dựng dựa trên nền tảng hệ thống CRM, giúp theo dõi và quản lý và các hoạt động giảng dạy của trung tâm một cách thuận lợi và hiện đại nhất. Ngoài ra phần mềm còn hỗ trợ áp dụng tích hợp trên hệ thống đám mây với chi phí thấp, giúp thực hiện chức năng quản lý linh hoạt hơn. Đồng thời với hệ thống xử lý thông minh, phần mềm trung tâm tiếng Anh CRMViet có thể lưu trữ hàng ngàn thông tin học viên, nhân viên và giảng viên, hiển thị các học phí học viên đang nợ, cho phép phân tích thống kê tài chính chỉ bằng một vài thao tác. 

7. Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ Center Online

Center Online là một sản phẩm của Công ty cổ phần đào tạo quản lý trực tuyến OMT, chuyên cung cấp các giải pháp hỗ trợ quản lý trường học, trung tâm giáo dục, ngoại khóa. Center Online là hệ thống quản lý đa chi nhánh, sở hữu nhiều tính năng đa dạng, phù hợp với nhiều quy mô trung tâm và lĩnh vực giáo dục, đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ, các chức năng của các trung tâm thường gặp phải về quản lý nhân sự, tuyển sinh, kế toán,..thông qua 5 module làm việc chính: CRM, Đào tạo, người dùng, tài chính và báo cáo. 

Những lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ, tiếng anh

Rõ ràng chúng ta thấy rằng, để vận hành một trung tâm ngoại ngữ, trung tâm giáo dục sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong các khâu quản lý. Tuy nhiên, đó chỉ là vấn đề của quá khứ, hiện nay hầu hết các trung tâm đều giải quyết được các khó khăn, cải thiện năng suất làm việc vì nhờ có phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ. Dưới đây là những lợi ích nổi bật của hệ thống quản lý trung tâm mang lại:

• Phần mềm quản lý trung tâm dạy ngoại ngữ giúp quản lý các học viên hiệu quả. Thông qua phần mềm, trung tâm có thể theo dõi tình hình học tập của học viên, quản lý hoạt động của nhân viên. Từ đó các trung tâm có thể đề ra các kế hoạch tối ưu nguồn lực, xây dựng chiến lược quản lý, triển khai các chương trình đào tạo phù hợp. 
• Phần mềm cho phép trung tâm có thể quản lý các dữ liệu một cách khoa học hơn bao gồm hồ sơ lý lịch học viên, giảng viên, điểm cá nhân, điểm danh bằng app, khen thưởng, kỷ luật,…
• Phần mềm trung tâm ngoại ngữ giúp người dùng dễ dàng phân bổ, sắp xếp các lớp học với từng chương trình học, có số lượng giáo viên, học viên phù hợp. 
• Nhờ có hệ thống quản lý trung tâm ngoại ngữ mà quá trình tính học phí của học viên, tính lương cho nhân viên trở nên dễ dàng và chính xác hơn.
• Hệ thống bảo mật của phần mềm quản lý trung tâm tiếng anh được thiết kế rất chắc chắn, đồng thời còn có thể phân quyền người dùng, điều chỉnh đối tượng sử dụng hệ thống phù hợp.

Hy vọng với những chia sẻ trên bạn sẽ có thể chọn được một phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ cũng như các loại trung tâm giáo dục bao gồm: hàn ngữ, nhật ngữ, tiếng trung, thi bằng lái, trung tâm gia sư,… và có thể quản lý học viên cũng như giảng viên, nhân viên trung tâm 1 cách hiệu quả và đơn giản nhất.