Xây dựng kế hoạch kinh doanh và điều hành trung tâm ngoại ngữ

Các trung tâm muốn hoạt động trôi chảy một hay nhiều cơ sở nên có kế hoạch xây dựng bộ máy hoạt động. Vì vậy, bộ máy bên trong phải vận hành thuận lợi. Để xây dựng một kế hoạch kinh doanh và điều hành trung tâm ngoại ngữ là hết sức quan trọng. Trong kế hoạch này cần bao gồm các phòng ban, quy trình hoạt động cũng như nội quy.

Đội ngũ nhân sự

Tùy thuộc vào từng quy mô trung tâm để có số lượng nhân sự phù hợp. Một đội ngũ nhân viên không cần hùng hậu mới có thể điều hành trung tâm ngoại ngữ hiệu quả. Mô hình trung tâm dạng nhỏ và vừa không cần quá nhiều nhân viên làm việc. Hơn hết, quan trọng nhất vẫn là quản trị nhân sự. Một đội ngũ tuy ít thành viên nhưng khai thác được toàn bộ năng lực mỗi người mới làm cho hoạt động trung tâm phát triển.

Đối với việc xây dựng đội ngũ cần tuỳ vào điều kiện, mục tiêu và mô hình của mỗi trung tâm. Một số phòng ban cần cơ bản cần có của trung tâm như: Marketing; Bán hàng; Chăm sóc khách hàng; hành chính; kế toán; đội ngũ giảng viên và ban lãnh đạo. Mỗi phòng ban có thể chỉ cần đủ số lượng nhân sự, không cần quá nhiều. Nếu mô hình trung tâm thuộc dạng nhỏ.

Với những mô hình thuộc trung tâm lớn và có nhiều cơ sở, chi nhánh thì bộ máy quản lý sẽ phân nhánh nhiều hơn. Ví dụ như có giám đốc chi nhánh, các phòng ban của chi nhánh đó. Như vậy ngoài bộ máy tổng thể thì mỗi trung tâm có thêm một bộ máy nội bộ nhỏ nữa. Công tác quản lý sẽ phức tạp hơn.

Như vậy kinh nghiệm chính là hãy xây dựng đội ngũ nhân viên với số lượng phòng ban vừa đủ. Tuy lực lượng ít nhưng chất lượng cao. Để mỗi phòng ban, mỗi nhân viên đều phát huy toàn bộ năng lực của mình. Để làm tốt điều đó đòi hỏi năng lực quản trị ở chính người đứng đầu trung tâm.

Phần mềm quản lý trung tâm PSE ONE tích hợp HRM. Giúp các trung tâm dễ dàng xây dựng cơ chế, quy trình công việc. Giao chỉ tiêu KPI, Commission, Chấm công tính lương, Bảo hiểm, Thuế thu nhập…Giúp chấm công tính lương. Lưu trữ chi tiết thông tin ngày phép gồm: Mã nhân viên, họ tên, tổng phép tồn, phép đã sử dụng, phép hết hạn, phép đã ứng, phép lũy kế…Hệ thống sẽ tự động tính ngày phép, bù và cộng vào quỹ thời gian của nhân viên, để sử dụng cho khoảng thời gian lũy kế cho phép. Các dữ liệu về lương, phụ cấp, vị trí, chức vụ, phòng ban trong hợp đồng lao động sẽ được cập nhật tự động vào hồ sơ nhân sự để làm cơ sở để tính toán lương, thưởng cho người lao động.

Quy trình điều hành trung tâm

Xây dựng được bộ máy nhân sự là bước đầu xây dựng được bộ khung của trung tâm. Và muốn trung tâm của bạn hoạt động tối ưu thì phải xây dựng quy trình vận hành. Các trung tâm ngoại ngữ nên định hướng rõ ràng các quy trình điều hành dành cho từng phòng ban. Quy trình đối với toàn thể trung tâm cũng như đối với các học viên, đối tác.

Dù quy mô trung tâm nhỏ hay vừa, thiết lập quy trình điều hành trung tâm ngoại ngữ là vô cùng quan trọng. Có quy trình sẽ gia tăng tính chuyên nghiệp của trung tâm. Ngoài ra các phòng ban sẽ có tính liên kết, làm việc chặt chẽ với nhau. Trong quá trình vận hành nếu phát sinh vấn đề sẽ có giải pháp xử lý. Đối với khách hàng, đối tác hay học viên thì quy trình hoạt động của trung tâm sẽ củng cố hình ảnh uy tín.

Các trung tâm nên xây dựng bộ quy trình hoạt động dành cho trung tâm ngoại ngữ có thể tham khảo những yếu tố sau. Thứ nhất chính là các công việc của các phòng ban. Các phòng ban cần hoạch định rõ ràng phạm vi công việc của mình. Phương thức liên hệ giữa các bộ phận với nhau. Thứ hai là về các chính sách. Chính sách dành cho nhân viên, học viên. Cuối cùng là bộ quy định của trung tâm. Bộ nội quy áp dụng cho học viên và áp dụng cho bộ máy quản lý.

Đây là những yếu tố cơ bản trong quá trình xây dựng quy trình hoạt động của trung tâm. Tuỳ theo văn hoá mỗi doanh nghiệp mà sẽ thiết lập thêm nhiều yếu tố khác phù hợp. Lưu ý rằng điều quan trọng chính là giảm thiểu mọi kẽ hở trong quá trình vận hành. Điều này hỗ trợ cấp quản lý, lãnh đạo giữ bộ máy hoạt động tốt hơn.

Kế hoạch quản lý khách hàng và đối ngoại

Sau khi xây dựng bộ máy nội bộ chắc chắn hãy lên kế hoạch quản lý khách hàng và chính sách đối ngoại. Đây là bước đảm bảo những gì vượt ngoài sự kiểm soát của trung tâm được quản lý tốt nhất.

Quản lý khách hàng

Dữ liệu khách hàng vô cùng quan trọng đối với mỗi trung tâm. Trung tâm cần một kho dữ liệu số để chứa toàn bộ thông tin về học viên, khách hàng của mình. Trong đó sẽ cần bao gồm thông tin cá nhân, khoá học mà họ tham gia cũng như vấn đề tài chính. Ngoài ra còn một số loại giấy tờ liên quan.

Không chỉ thế, các thông tin này cần được sắp xếp hợp lý vì sẽ liên quan đến phân chia thời khóa biểu, thiết kế lớp học. Quy trình này để quá trình học tập của học viên không bị gián đoạn hay có sự cố xảy ra. Trung tâm cũng sẽ phân tích được học viên lâu năm, học viên mới. Từ đó có thể đưa ra những chương trình dành cho các đối tượng. Thông tin khách hàng được phân tích tốt sẽ hỗ trợ cho nhiều chiến dịch tiếp thị của trung tâm hơn.

Hỗ trợ các trung tâm quản lý dữ liệu, số lượng data không bị mất, bảo mật an toàn, tuyệt đối. Các trung tâm xây dựng vòng đời khách hàng hiệu quả, tự động, chuyên nghiệp. Giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt được các số liệu về phụ huynh, học sinh thông qua hệ thống báo cáo chi tiết, đầy đủ. Hệ thống Notifications xuyên suốt mọi thành viên, giúp thúc đẩy, kết nối mọi thành viên chặt chẽ, linh hoạt hơn

Quản lý các kênh trực tuyến của trung tâm

Một trong những hoạt động điều hành trung tâm ngoại ngữ cần lưu ý chính là các kênh trực tuyến của trung tâm. Các kênh ấy thường là website giới thiệu trung tâm ngoại ngữ, các trang mạng xã hội hoặc nhóm cộng đồng. Theo hành vi của người dùng thông thường sẽ luôn tìm kiếm những kênh này trước khi quyết định sử dụng trung tâm. Vì thế luôn cập nhật các kênh này thường xuyên sẽ mang lại nhiều lợi thế. Các kênh trực tuyến còn là những cách tiếp thị hiệu quả, mang lại nhiều khách hàng dành cho trung tâm hơn.

Một số trung tâm ngoại ngữ quá tập trung vào kế hoạch giảng dạy mà không chăm sóc những kênh trực tuyến của mình. Việc này sẽ mang lại nhiều bất lợi. Nhất là trong thời đại cạnh tranh như hiện nay, hầu hết những trung tâm đều khai thác các kênh trực tuyến để tìm kiếm và duy trì khách hàng cho mình. Dù là trung tâm lớn hay nhỏ. Thậm chí các trung tâm lâu đời vẫn thường xuyên cập nhật các kênh trực tuyến như một cách không làm khách hàng của họ quên mất thương hiệu.

Hơn nữa, hoạt động thông tin chuyển đổi số cũng sẽ giúp trung tâm tiết kiệm được nhiều thời gian. Các thông tin chính thức từ trung tâm luôn được cập nhật đầy đủ. Điều này hỗ trợ khách hàng chủ động nắm bắt thông tin trước khi tiến hành tư vấn hay đăng ký học. Công đoạn hỗ trợ khách hàng lựa chọn khoá học phù hợp cũng thuận lợi hơn. Không gian tương tác chung giữa mọi thành viên trong trung tâm và học viên, phụ huynh. Tạo sợi dây liên kết, gắn bó. Các trung tâm có thể coi đây là một trong những kênh trực tuyến của trung tâm.

Ứng dụng công nghệ vào quản lý trung tâm ngoại ngữ

Hiện nay, theo xu hướng hiện đại hóa, công nghệ phát triển. Các trung tâm hầu hết đã chuyển đổi số. Ứng dụng công nghệ vào quản lý trung tâm ngoại ngữ giúp tiết kiệm được nguồn nhân lực, chi phí và thời gian. Từ đó trung tâm có thể tập trung phát triển những hoạt động nòng cốt khác. Ngoài ra ứng dụng công nghệ sẽ giúp quy trình quản lý giảm thiểu sai sót hết mức. Như vậy các trung tâm có thể ứng dụng công nghệ vào quản lý như thế nào?

Phần mềm – ứng dụng quản lý giáo dục

Các phần mềm, ứng dụng quản lý giáo dục sẽ giúp điều hành trung tâm ngoại ngữ được hiệu quả hơn. Không cần phải làm việc với quá nhiều giấy tờ, thông tin. Toàn bộ dữ liệu sẽ được số hoá và lưu trữ. Kể cả thông tin nội bộ và thông tin khách hàng.

Ngoài ra còn tạo sự đồng nhất trong bộ máy tổ chức. Các phòng ban và lãnh đạo với nhân viên sẽ được kết nối với nhau. Từng hoạt động đang diễn ra cũng sẽ nhanh chóng được cập nhật. Một số chức năng khác mà phần mềm – ứng dụng quản lý giáo dục mang lại như quanr lý lịch làm việc nhân sự; số lượng học viên, doanh thu, v.v…

Các dữ liệu sẽ được tự động phân tích và báo cáo. Như vậy cán bộ quản lý sẽ không tốn quá nhiều thời gian và công sức. Nhưng độ hiệu quả vẫn được đảm bảo. Cũng như các sai sót trong khâu quản lý được hạn chế tối thiểu. Nếu bạn bắt đầu khởi nghiệp trung tâm ngoại ngữ trong thời đại 4.0 này thì một cá nhân cũng có thể thành lập trung tâm ngoại ngữ nếu biết cách sử dụng tốt các phần mềm hỗ trợ.

PSE ONE giúp các trung tâm tiết kiệm đến 80% thời gian quản lý, 50% chi phí quản lý. Bao gồm các tính năng quản lý nhân sự, quản lý học viên, quản lý tài chính, đào tạo,… hỗ trợ marketing. Ngoài ra, PSE ONE tích hợp thêm Zalo OA, dễ dàng chăm sóc khách hàng qua đó. Bên cạnh, các trung tâm dễ dàng quản lý Fanpage. Các trung tâm không cần quản lý qua excel nữa vì PSE ONE đã tối ưu toàn bộ quy trình vận hành chỉ trong một phần mềm .

Xây dựng lớp học – kho bài giảng trực tuyến

Một yếu tố nữa mà các ứng dụng công nghệ có thể mang lại cho trung tâm chính là quản lý lớp học và kho tài liệu trực tuyến. Hoạt động học trực tuyến (E-learning) đang ngày một phát triển và ứng dụng rộng rãi. Vì thế một trung tâm ngoại ngữ có thể phát triển hình thức này ngay thời điểm hiện tại để chuẩn bị cho tương lai.

Nhiều trung tâm ngoại ngữ không chỉ tối ưu việc học trên lớp mà còn tạo điều kiện cho học viên cũng như giảng viên bằng các hình thức trực tuyến. Qua đó cả học viên và giảng viên sẽ được kết nối với nhau chủ động hơn. Kho bài giảng, tài liệu cũng sẽ giúp học viên tự học một cách thuận tiện. Các hoạt động bài tập cũng có thể ở dạng trực tuyến.

PSE ONE tích hợp tính năng dạy học trực tuyến E-Learning. Tính năng đột phá, hoàn toàn miễn phí dành cho các trung tâm. Không giới hạn thời gian, để đạt được chất lượng nên số lượng học viên dưới 15 người.

Kết luận

Như vậy, hiện nay việc quản lý và điều hành trung tâm ngoại ngữ hiệu quả cần phải có sự tham gia của cả công nghệ thông tin. Bởi chỉ với khối óc con người thôi là chưa đủ. Có nhiều bước mà các trung tâm cần lưu ý khi xây dựng kế hoạch quản lý cho mình. Nhưng sau tất cả điều quan trọng nhất chính là ở năng lực quản trị của người lãnh đạo.

Các doanh nghiệp Giáo dục ngay từ bây giờ hãy chuyển đổi số, lựa chọn phần mềm phù hợp với trung tâm của bạn. PSE ONE đã, đang và sẽ luôn là “cánh tay đắc lực” hỗ trợ các doanh nghiệp giáo dục trong quá trình chuyển đổi số.